各二级院（部）、职能处室、直属单位：
根据2018年学校档案工作计划的安排，请各部门做好2017年度学校档案移交工作，有关事项通知如下：
一、归档范围：
2017年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、学生、外事、基建、设备管理等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。档案归档范围及标准请参照《学院文件材料归档范围和保管期限》、《学院档案实体分类办法》执行（工作QQ群文件可下载）。
为提高工作效率，综合档案室将于近期举办一次业务培训会。部门在进行资料整理时，也可邀请综合档案室老师进行业务指导。
二、归档要求：
1、部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。按照规范将归档文件材料收集齐全，每份归档资料要保证程序完整，有公章、落款、时间。整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、错项。
2、归档的声像、实物档案按事由分类，并标明事由（事件）、人物及时间、简介等。
3、档案装订需规范，每份资料统一在纸张左侧两钉装订，请务必使用不锈钢订书针，如果文件过厚可拆除原有钉书针后用燕尾夹夹好，由综合档案室统一装订。
4、对具有特殊性、保密性，暂时不便移交档案室的材料，由部门指定专人负责按要求立卷归档，但应向档案室移交归档目录（含电子版），并注明存放地点及保管人。
5、移交综合档案室的资料盒由档案室提供统一规格的档案盒。
三、档案的移交：
1、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：归档部门移交档案材料时填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。
3、移交时间：2018年5月20日前。
四、联系方式：
学校档案工作QQ群：375819547，请未加入的兼职档案员及时加入。
联系电话：83858036 15951263100
办公室
2018年3月19日