第一条 根据中华人民共和国《档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等有关档案工作的法令、规定和条例，为加强我院档案的科学管理，更好地为学院各项工作服务，特制定本办法。
第二条 档案工作是我院各项管理工作的组成部分，是办好学校的重要基础工作之一。是提高工作效率、检查评估教学质量和科研水平的必要条件，是反映和维护我院历史真实面貌的一项重要工作。应加强领导，使其与学院整体事业同步发展。
第三条 我院在党政管理、教学、科研、生产、基建、设备管理、出版、外事、财务以及其他各项活动中直接形成而对学院有保存价值的文书材料及教学、科技文件材料，包括图表、照片、录像（音）带、光盘等，经过一定的立卷归档制度，而集中保管起来的材料即为我院档案。
第四条 我院档案工作的基本原则是：集中统一管理学院全部档案，维护学院档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
第二章 档案管理体制和档案室的基本任务
第五条 院档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的机构，其业务工作受省教育厅业务主管部门的领导，同时接受省档案局的指导、监督和检查。
第六条 档案室是在主管院长领导下的学院办公室所属机构，分别管理各类档案。
第七条 档案室的基本任务是：
（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的政策和规定；制定学院关于档案工作的规章制度，并组织实施。
（二）对全院各系、部、处、室的档案工作进行指导、监督和检查。
（三）负责对全院各类归档材料及重要资料的接收（收集）、整理、鉴定、编目、统计等工作。
（四）编制各类档案的检索工具，积极开展档案的开放和提供利用工作，为学院各项工作服务。
（五）负责管理本院全部档案，并保证档案的完整和安全。
（六）积极开发档案信息资源、组织编写有关档案的参考资料、汇编，为学校编史修志提供史料。
（七）负责对学院兼职档案人员的业务培训和指导工作。
第八条 建立全院档案工作网络
（一）院党政机关、系（部）及直属机构必须有一名负责人分管本部门的档案工作并配备1—2名兼职档案人员，负责文书处理、立卷归档及其他各类档案文件材料的收集、整理和移交工作。
（二）各部门的兼职人员，在业务上受学院档案室的指导、监督和检查。
第九条 不断提高全院档案工作人员的政治素质和业务水平，依法治档。
（一）档案人员要努力学习和认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力提高政治水平、业务素质和管理能力。
（二）建立档案工作检查、考核和评估制度，明确岗位职责。
第三章 文件材料的形成和归档
第十条 建立健全文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档制度。所有人员在教学、科研、外事、设备管理、生产技术、基建、出版、会计及党政管理职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，均分别由相应部门进行整理、立卷，定期交档案室归档，任何部门和个人不得截留或据为己有。
第十一条 各单位应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门工作计划，列入教学、科研和管理人员的职责范围和个人岗位职责之中，并作为考核、评审和奖励的依据之一。
第十二条 文书处理人员应把办理完毕的文件材料及时整理、立卷，并应符合下列要求：
（一）应整理、立卷、归档的文件材料，必须做到完整、准确、系统。
（二）立卷工作必须按国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》所规定的要求进行，并于次年3月底向档案室移交。
第十三条 各业务主管部门、各系（部）对每一项教学、科研、基建、设备、产品、外事及专利等技术项目，应有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存，并达到以下要求：
（一）各业务主管部门及各系（部）在布置各项科技计划和任务时，同时要布置科技文件材料的积累工作；在检查任务进程时，要同时检查科技文件材料形成的情况；在总结、鉴定、验收各项任务时，要同时鉴定、验收科技文件材料是否完整、准确、系统。
（二）全院各教研室、研究室、实验室、工厂及各研究课题组、工程项目、产品生产的负责人，在每项任务开始时，要分别指定专人负责有关项目科技文件材料的形成积累，明确任务，定期检查，及时归档。
（三）凡我院主持承担的协作项目，应负责该项目的全部科技文件材料的收集、整理、立卷；由外单位主持的协作项目，则需将我院承担部分的科技文件材料收集、整理、立卷；由学院内几个单位承担的合作项目，由主要负责单位统一收集、整理、立卷归档。
（四）科研项目的鉴定、工程的验收及大型仪器设备的开箱，应通知档案室派人参加，确保各类科技文件材料的安全，并登记归档。凡没有完整、准确、系统的科技文件的项目，不能验收，不予盖章上报成果。
（五）凡需要归档的科技文件材料，要求纸张规格统一，纸质优良，并用碳素或蓝黑墨水书写,字迹工整, 图样清晰 ,注册密级，并按文件材料的自然形成规律进行系统整理后，由单位或课题、产品试制、工程项目等负责人审查签字后归档。
第十四条 基建工程项目竣工验收后，应在三个月内完成竣工图，并和其他科技文件材料一并移交档案室保存。精、贵、稀仪器设备开箱验收安装后，由使用单位将随机全部科技文件材料整理立卷，原文件交档案室归档，使用单位保存必要的复印件。
第十五条 我院财务处及其他会计单位形成的会计档案，分别由其本单位按《会计档案管理办法》负责整理、立卷、归档，定期移交档案室集中统一管理。
第十六条 全院性及各业务主管部门、各系在各项重要活动过程中形成的影片、照片、录音、录像等声像材料都应在此项活动结束后及时整理、立卷归档。
第四章 档案的管理和利用
第十七条 档案室对全部档案要实行统一的科学分类、编目、排列，编制适合本档案室的检索工具，并逐步实行档案管理数字化，以提高科学化管理水平和工作效率。
第十八条 档案室应积极主动地开展多形式的档案利用工作，制定档案开放和借阅、复制制度。设立阅览室，为利用者提供方便，并掌握档案的利用效率。
第十九条 加强档案管理。档案库房应具有防潮、防高温、防盗、防火、防尘、防霉变、防强光等措施；存放声像等特殊载体档案的库房，应配置恒温、恒湿设施；并不断改进档案保护技术，及时修补、修复破损档案，延长档案的寿命。
第二十条 档案室应建立档案的统计制度，定期对档案进行清点和核查，对密级进行审定，根据上级规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。
第二十一条 档案室要定期做好档案保存价值的鉴定工作。鉴定工作要在主管院长领导下，与有关业务主管部门共同组织熟悉相关专业人员和档案人员进行。
第二十二条 凡要销毁的档案，由档案室会同有关业务主管部门共同进行审定，造具清册，经主管院长审批后报上级机关备案。销毁时要指定专人监销。
第二十三条 档案室所需的业务建设费用，列入学院事业费预算，并单独立项，由档案室统一掌握使用。添置必要的重要设备，需经主管院长批准后实施。
第五章 附 则
第二十四条 本办法经批准发布起实行。并由档案室根据本条例精神，制定档案工作的各项具体规章制度，并组织实施。
第二十五条 本条例如与上级主管部门下达的规定有抵触之处，则按上级主管部门的统一规定执行。